Adeus, chatos do e-mail!

Organizar uma caixa de e-mail pode parecer tarefa simples para quem raramente usa o correio eletrônico. Mas, para quem está acostumado a receber uma enxurrada de mensagens por dia em contas diferentes pessoais e profissionais, manter uma linha de organização das mensagens é fundamental para administrar o cotidiano.O software mais utilizado para organizar mensagens eletrônicas é o Outlook Express. Ele tem diversas funções e muitas passam despercebidas pela maioria dos usuários. Mas mesmo com os recursos do Outlook, muitas pessoas se perdem em meio às mensagens – que vão desde compromissos importantes a lembretes de amigos, passando por listas de discussão e correntes de propagação de vírus. O desafio, então, encontra-se em evitar o recebimento de tantos e-mails e o que fazer para atrair cada vez menos conteúdo indesejado para sua caixa de entrada.
O que fazer com as mensagens que chegam?
De início, criar regras automáticas para o recebimento de mensagens é a dica de Antônio Júnior, gerente de produto da Computeasy, empresa especializada em TI. Como solução para deixar a caixa sempre o mais organizada possível, ele sugere a adoção de marcadores de cores, que separam mensagens com bandeiras de cores específicas, de acordo com cada assunto. A ferramenta está disponível no Outlook Express, a partir da versão 2003 do programa.
Outra dica é usar o mecanismo “Pastas de Pesquisa”, também do Outlook. Ao criar regras, como separação das mensagens por tamanho, remetente e prioridade, o próprio programa organiza a caixa de entrada para as segmentações escolhidas. “Por meio das pastas, organizo os e-mails que recebo do meu chefe, e assim, quando entro nela, tenho um panorama geral das mensagens”,
Além do Outlook
Entretanto, a relação com as mensagens recebidas vai além do uso de ferramentas. Merlin Mann, especialista em desenvolvimento de tecnologias para Web que fez recentemente apresentação na matriz do Google para falar sobre organização de e-mails, indica em seu site formas de lidar melhor com as mensagens recebidas e de melhorar sua atitude como remetente.
Uma das sugestões é: seja sucinto. Se a mensagem puder ser respondida em poucas palavras responda-a na hora que ela chegar. Respostas como “não sei” são claras e eficientes e evitam desperdício de tempo, tanto do destinatário quanto do remetente. O analista ainda adverte que, responder de forma objetiva não quer dizer passar por cima de regras gramaticais ou de pontuação.
E ele acrescenta que você não deve ficar com peso na consciência por não responder e-mails que considera inúteis, por mais que eles cheguem de contatos prezados. “Se você ainda está tratando um e-mail como comunicação ao - vivo, então você assume que deve responder essas mensagens. Mas já que essas pessoas recebem centenas de outras ao mesmo tempo, elas só terão consciência do seu recado particular quando ele está em frente a elas”, afirma Milstein em sua coluna.
10 Mandamentos da caixa limpaCrie uma pasta com o tema “Para ler”. Coloque nela todas aquelas mensagens que merecem ser lidas, mas para as quais você não tem tempo no momento.Livre-se dos chatos. Crie uma regra para mandar diretamente para a lixeira às mensagens dos “chatos do e-mail”. Contrapartida: há risco de a pessoa mandar algo interessante e passar batido.
Organize as mensagens em pastas. Gerencie seu programa de recebimento de e-mails para mandar diretamente para pastas específicas as mensagens de listas de discussão ou de assuntos de uma mesma área. Isso faz com que sua caixa de entrada seja usada majoritariamente para mensagens novas.
Simplifique as pastas. Tenha somente as essenciais.
Saia de listas de discussão. Essa regra é ainda mais válida para quem nunca se manifesta. Listas de discussão constam entre as maiores poluidoras de caixas de entrada. Se perceber que sente falta, volte a se cadastrar e organize os e-mails recebidos em pastas.
Desligue o notificador automárico. Opção menos drástica é aumentar o intervalo de tempo entre uma notificação e outra. Se for usado de forma abusada, ele pode acabar com a concentração de qualquer um. Seja direto. Não tenha medo de ser curto e sincero em suas respostas. Elas economizam tempo de quem escreve e de quem lê. Não responda se for para dizer o óbvio. Comunicação virtual não pressupõe os mesmos formalismos sociais dos encontros ao vivo, como considerar o silêncio como falta de educação.Pare de receber o que não lê. Verifique sempre a possibilidade de desabilitar o recebimento de “newsletters”, mensagens corporativas ou de propaganda – para as quais você se cadastrou um dia, mas nunca leu. Geralmente, esses e-mails contêm na própria mensagem a opção para cancelar recebimento (ainda que em letras minúsculas).
Pense em outras opções. Recorra ao telefone, a um comunicador eletrônico ou simplesmente vá até alguém que acaba de lhe enviar um e-mail de resposta curta.